Datenschutzhinweise für die Nutzung des Chatbots

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie nach den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung der automatisierten Kommunikation mit dem Chatbot auf der Webseite https://stadt.muenchen.de. Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie nach den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung der automatisierten Kommunikation mit dem Chatbot.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung ist:

Landeshauptstadt München
IT-Referat
it@M
Stadtweite Lösungen und Plattformen
Competence Center Digital Government
Stadtweite Digitale Verwaltungsangebote
Agnes-Pockels-Bogen 33, 80992 München

Zusätzlich beim Themenbereich „Wahlen“

Landeshauptstadt München
Kreisverwaltungsreferat
Geschäftsleitung
Strategie, Projektmanagement, Wahlen
KVR-GL-5
Ruppertstraße 19, 80466 München

3. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Der Chatbot ist ein textbasiertes Dialogsystem, das vollautomatisiert Fragen von Endnutzer*innen (Bürger*innen) zu Verwaltungsdienstleistungen beantwortet. Der Chatbot bietet einen Bereich zur Textein- und ausgabe, über welchen die Endnutzer*innen in natürlicher Sprache mit dem dahinterstehenden System kommunizieren können. Für den Zugriff durch die Endnutzer*innen wird die Benutzeroberfläche des Systems auf der Webseite https://muenchen.de eingebunden.

Wenn das System keine vordefinierte Antwort auf eine Frage findet, bietet es standardmäßig allgemeine Informationen zur Kontaktaufnahme mit der Landeshauptstadt München an (u.a. Telefonnummer, E-Mail-Adresse) - mit Ausnahme eines Themenbereichs („Wahlen“). Bei diesem werden abweichende Kontaktmöglichkeiten angeboten: 1. Direkte Auskunft in persönlichem Live-Chat: Das Dialogsystem verfügt über eine Instant Messaging Plattform. Über diese können Supportmitarbeiter*innen mit den Endnutzer*innen chatten. 2. Telefonische Auskunft: Das Dialogsystem erhebt Telefonnummer und Erreichbarkeitszeiten für eine telefonische Kontaktaufnahme durch Supportmitarbeiter*innen.

Das System erhebt und verarbeitet die Chatverläufe und somit auch die Eingaben von Endnutzer*innen auf Basis von Textanalyse und maschinellem Lernen zur Optimierung des Algorithmus. Die Eingaben sind keiner Person zuordenbar, es sei denn, die im Chatverlauf preisgegebenen Daten ermöglichen eine solche Zuordnung (sogenannte „aufgedrängte personenbezogene Daten“ oder die zum Zwecke der Kontaktaufnahme angegebene Telefonnummer, siehe unten).

Bei jeder Nutzung des Chatbots werden außerdem technische Daten (u.a. Start- und Endzeitpunkt der Konversation, Zeitstempel, etc.) zur Auswertung des Nutzungsverhalten erhoben. Auch diese sind anonymisiert und grundsätzlich keiner Person zuordenbar.

Weder für den Zugriff noch während der Nutzung des Chatbots ist die Eingabe von personenbezogenen Daten (z.B. Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mailadresse, Geburtsdatum) erforderlich. Der Chatbot ist vielmehr so konzipiert, dass keine personenbezogenen Daten eingegeben werden müssen und sollen. Geben Endnutzer*innen dennoch personenbezogene Daten ein, handelt es sich bei diesen um sogenannte „aufgedrängte personenbezogene Daten“, also unaufgefordert eingegebene personenbezogene Daten. Zu deren Löschung, siehe Ziffer 7 der Datenschutzhinweise.

Auf Wunsch des*der Endnutzer*in kann bei dem Themenbereich „Wahlen“ die Telefonnummer zum Zwecke der Kontaktaufnahme durch den Fachbereich „Wahlen“ durch das Dialogsystem erhoben und verarbeitet werden.

4. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Daten werden von uns auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) DSGVO i.V.m. Art. 56 Abs. 2 BayGO und Art. 4 Abs. 1 BayDSG erhoben, um den Bürger*innen dieses Online-Angebot in Form eines Chatbots zur Wahrnehmung unserer Aufgaben im öffentlichen Interesse zur Verfügung stellen zu können.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Date

„Aufgedrängte“ personenbezogene Daten (siehe 3.) können von Beschäftigten der Landeshauptstadt München, die das System betreuen und Beschäftigten des Anbieters eingesehen werden.

Die Telefonnummern (siehe 3.) können von Systemnutzer*innen und Support-Mitarbeiter*innen von dem Fachbereich „Wahlen“ eingesehen werden.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Eine Datenübermittlung an ein Drittland durch die LHM erfolgt nicht.

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

„Aufgedrängte“ personenbezogene Daten (siehe 3.) werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

Die Telefonnummern (siehe 3.) werden täglich automatisch gelöscht.

Des Weiteren können Endnutzer*innen, die (versehentlich) personenbezogene Daten eingegeben haben, von der Landeshauptstadt München verlangen, dass die personenbezogenen Daten wieder gelöscht werden (siehe auch 8.)

8. Betroffenenrechte

Ihre Rechte nach Art. 15 ff. DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Einschränkung der Verarbeitung und Übertragbarkeit) können Sie gegenüber der Landeshauptstadt München als verantwortliche Stelle geltend machen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen. Ebenfalls besteht unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

9. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die behördliche Datenschutzbeauftragte der Landeshauptstadt München erreichen Sie unter

datenschutz@muenchen.de oder postalisch unter Marienplatz 8, 80331 München.

Weitere Informationen finden Sie im Bereich Datenschutz.