Rechnungsstellung an die Stadt München ab 1. Januar 2025

Sie möchten Ihre Leistung der Stadt München in Rechnung stellen? Alles zu zentralem Empfänger, neuem Verfahren bei elektronischer und papiergebundener Rechnung.

Was ändert sich ab 1. Januar 2025?

Am Bildschirm wird eine elektronische Rechnung angezeigt mit der Überschrift "E-Rechnung".
© PantherMedia / Andriy Popov

Ab 1. Januar 2025 zentralisiert und digitalisiert die Landeshauptstadt München (LHM) ihren Rechnungseingang. Wir möchten Sie frühzeitig über die Änderungen für Ihre Rechnungsstellung ab diesem Zeitpunkt informieren. Beachten Sie, dass der Rechnungseingang der Eigenbetriebe unverändert bleibt.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Rechnungen senden Sie an die zentralen Empfangsadressen der LHM:
    per Post an die Postleitzahl 80286 München
    per E-Mail an rechnung@muenchen.de
  • Auf jeder Rechnung geben Sie eine eindeutige Kennung, die Leitweg-ID, an.
  • Zahlungserinnerungen und Mahnungen senden Sie an mahnung@muenchen.de.
  • Zentraler Kontakt für Ihre Fragen: rechnungsservice.ska@muenchen.de

Vorteile:

  • Erhöhung der Leistungsfähigkeit und Serviceorientierung der Verwaltung
  • schnelle, sichere und verlässliche Rechnungsbearbeitung
  • Verringerung der Anzahl von Papierrechnungen und Entfall langer Postlaufzeiten
  • Verminderung des Mahnungsaufkommens
  • Zentraler Rechnungsservice als kompetente Ansprechstelle in allen Rechnungsangelegenheiten, beispielsweise für die Abfrage des aktuellen Bearbeitungsstandes

Empfangsadressen und Versandregeln

Nutzen Sie ausschließlich folgende zentrale Empfangsadressen und geben Sie immer die Leitweg-ID mit:

  • Digitale Rechnungen senden Sie an das zentrale E-Mail-Postfach: rechnung@muenchen.de

  • Zahlungserinnerungen und Mahnungen senden Sie an das zentrale E-Mail-Postfach: mahnung@muenchen.de

  • Papierrechnungen senden Sie an die Großkundenpostleitzahl der LHM wie folgt:
     

    Landeshauptstadt München
    Referat / Dienststelle
    Einrichtung / Abteilung / Sachgebiet
    Leitweg-ID des Referates
    80286 München

    Wenn Ihnen die Leitweg-ID nicht bekannt ist, wählen Sie die passende aus folgender Übersicht aus: Leitweg-ID Liste

Wichtige Hinweise:

  • Der aktuell bestehende Webservice zur Annahme von elektronischen Rechnungen wird nach der Umstellung zum 1. Januar 2025 außer Betrieb genommen. Verwenden Sie für Ihre E-Rechnung den E-Mail-Versand.

  • Rechnungen mit sensiblen Daten versenden Sie mit einer verschlüsselten E-Mail oder in Papierform.

 

Beachten Sie bitte die neuen Regelungen ab 1. Januar 2025 für Ihren Rechnungsversand, um eine schnelle Rechnungsbearbeitung und damit Zahlung durch die LHM sicherzustellen.

  • Rechnungen schicken Sie nur noch zentral an die LHM (siehe Empfangsadressen). Dezentrales Versenden direkt an Dienststellen und Referate ist nicht mehr möglich.
  • Jede Rechnung müssen Sie mit einer Leitweg-ID kennzeichnen.
  • Es ist nur eine Rechnung pro Versandeinheit (Brief oder E-Mail) zulässig.
  • Sammelrechnungen für mehrere Bestellungen mit unterschiedlichen Leitweg-IDs sind nicht zulässig.
  • Versenden Sie Ihre Rechnung getrennt von der Ware. Die Ware wird in der Regel direkt an die zuständige Stelle gesendet.
  • Sie können keine handschriftlichen Rechnungen mehr stellen.
  • Jede E-Mail an den zentralen Rechnungseingang darf genau einen Dateianhang enthalten.
  • Das E-Mail-Anschreiben darf keine rechnungsrelevanten Informationen enthalten. Es wird nur der E-Mail-Anhang, die Rechnungsdatei, verarbeitet.
  • Rechnungsbegleitende Unterlagen und Anhänge versenden Sie direkt mit der Rechnung in einer gemeinsamen Datei.
  • Die maximale Größe bei digitaler Zustellung beträgt 20 Megabyte.
  • Geben Sie alle Pflichtangaben gemäß Paragraph 14 Absatz 4 und Paragraph 14a Umsatzsteuergesetz an. Dies gilt auch für Kleinbetragsrechnungen nach Paragraph 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung.
  • Geben Sie die Bestellnummer an, wenn Ihnen diese bekannt ist.
  • Bitte beachten Sie auch die zusätzlichen Vertragsbedingungen der Landeshauptstadt München ZV VOL.

Leitweg-ID

Eindeutige Kennung für die Rechnungsbearbeitung

Für den zentralisierten Rechnungseingang ist eine automatisierte Rechnungszuordnung erforderlich. Diese erfolgt zukünftig mittels der Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) und nicht mehr über die Rechnungsadresse. Diese geben Sie zwingend bei der Rechnungsstellung an, um eine schnelle und pünktliche Bearbeitung zu gewährleisten. Fehlt die Leitweg-ID oder ist sie nicht korrekt angegeben, kann es zu Verzögerungen bei der Bezahlung führen.

Information

Wo finde ich die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist bereits auf Ihrem Bestellformular für die jeweilige Ware oder Dienstleistung angegeben.

Sie ist sowohl auf Rechnungen in Papierform als auch auf elektronischen Rechnungen anzuführen.

Ist Ihnen die korrekte Leitweg-ID nicht bekannt, geben Sie die Leitweg-ID des betroffenen Referates aus nachfolgender Auflistung an.

Leitweg-IDs der Referate

Nutzen Sie die Leitweg-ID des Referates nur, wenn Ihnen im Rahmen der Bestellung keine Leitweg-ID mitgeteilt wurde.

  • Baureferat
    allgemein: 09162000-BAU000000-97
  • Direktorium
    Geschäftsleitung: 09162000-DIR000000-42
    Revisionsamt: 09162000-REV900000-82
  • Gesundheitsreferat
    Geschäftsleitung: 09162000-GSR000000-81
    Städtische Friedhöfe München: 09162000-GSR810000-28
  • IT-Referat
    Geschäftsleitung: 09162000-RIT000000-53
  • Kommunalreferat
    Geschäftsleitung: 09162000-KOM100000-18
    Immobilienservice: 09162000-KOM800000-68
    Immobiliendienstleistungen: 09162000-KOM600000-26
    Immobilienmanagement: 09162000-KOM701000-54
    Geodatenservice: 09162000-KOM500000-05
    Bewertungsamt: 09162000-KOM310000-33
    Recht und Verwaltung: 09162000-KOM100000-18
  • Kreisverwaltungsreferat
    Geschäftsleitung: 09162000-KVR100000-46
    Branddirektion: 09162000-KVR200000-67
  • Kulturreferat
    Referats-/Geschäftsleitung: 09162000-KUL000000-75
    NS-Dokumentationszentrum: 09162000-KUL200000-20
    Münchner Philharmoniker: 09162000-KUL300000-41
    Jüdisches Museum München: 09162000-KUL400000-62
    Valentin-Karlstadt-Museum: 09162000-KUL500000-83
    Münchner Stadtmuseum: 09162000-KUL600000-07
    Lenbachhaus: 09162000-KUL700000-28
    Münchner Stadtbibliotheken: 09162000-KUL800000-49
    Museum Villa Stuck: 09162000-KUL900000-70
  • Mobilitätsreferat
    Geschäftsleitung: 09162000-MOR000000-74
  • Personal- und Organisationsreferat
    Geschäftsleitung: 09162000-POR000000-21
  • Referat für Arbeit und Wirtschaft
    Geschäftsleitung: 09162000-RAW000000-08
  • Referat für Bildung und Sport
    Geschäftsleitung: 09162000-RBS000000-89
  • Referat für Klima und Umwelt
    Geschäftsleitung: 09162000-RKU000000-68
  • Referat für Stadtplanung und Bauordnung
    Geschäftsleitung: 09162000-PLA089000-34
  • Sozialreferat
    Geschäftsleitung: 09162000-SOZ200000-41
  • Stadtkämmerei
    Geschäftsleitung: 09162000-SKA000000-86

Rechnungsformate

Zum 1. Januar 2025 wird die Landeshauptstadt München zusätzlich die elektronische Rechnungsbearbeitung einführen. Ab diesem Zeitpunkt werden nur mehr folgende drei Rechnungsformate akzeptiert:

  • elektronische Rechnungen (E-Rechnung)
  • PDF-Rechnungen in bestimmter Form
  • Rechnungen in Papierform

Für jedes dieser drei Rechnungsformate gelten die nachfolgenden verbindlichen Regelungen.

Verbindliche Regelungen der Rechnungsformate

Als E-Rechnung gelten Dokumente zur Abrechnung von Lieferungen und Leistungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Eine automatische und elektronische Verarbeitung wird somit ermöglicht.

Die Landeshauptstadt München orientiert sich an der Norm CEN 16931 der Europäischen Union und am  Beschluss des IT-Planungsrats vom Juni 2017. Sie akzeptiert daher unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrags E-Rechnungen als XRechnung oder alternativ als ZUGFeRD 2 in der jeweils gültigen Version.

XRechnung

XRechnung ist der nationale Standard für die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung. Eine Rechnung entspricht dem Standard XRechnung, wenn sie in einem strukturierten XML-Format mit den erforderlichen Informationselementen ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.

Details zur XRechnung

ZuGFeRD

ZuGFeRD: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland
Dieses elektronische Rechnungsformat ist ein deutsches Einheitsformat für den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern. Es fügt in einem PDF-Dokument strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format ein.

Details zur Rechnung im ZuGFeRD-Format

Sie können Ihre Rechnung auch als unstrukturiertes PDF an die LHM senden.

Folgende PDF-Dokumente sind nicht zulässig, da diese nicht verarbeitet werden können:

  • eingescannte Papierrechnungen
  • PDF-Dateien, die ein Foto der jeweiligen Rechnung enthalten

Sie können weiterhin Ihre Rechnung in Papierform stellen und an die zentrale Empfangsadresse der LHM mit der Großkundenpostleitzahl 80286 München senden.

Handschriftliche Rechnungen werden nicht mehr entgegengenommen, da diese nicht ausgelesen werden können.

Häufige Fragen und Antworten

Wir stellen Ihnen Informationen zu besonders häufig gestellten Fragen in kurzer Form zur Verfügung zu den folgenden Themen:

Rechnungsformate, Rechnungsadressierung, Rechnungsangaben und Leitweg-ID

Rechnungsformate

Aufgrund gesetzlicher Vorschriften muss die LHM seit 2020 die Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen gewährleisten. Um die bestehende Lösung zu verbessern und den Rechnungsbearbeitungsprozess zu modernisieren und zentralisieren, wird der Prozess umgestellt und so auch für Sie als Lieferant*in vereinfacht.

Wir möchten dadurch eine fristgerechte Rechnungsbearbeitung und Auszahlung sowie eine Verminderung des Mahnungsaufkommens sicherstellen.

Als elektronische Rechnung gelten Dokumente zur Abrechnung von Lieferungen und Leistungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Eine automatische und elektronische Verarbeitung wird somit ermöglicht.

Sie können Ihre Rechnung als E-Rechnung, als PDF oder in Papierform stellen.

Es werden die E-Rechnungsformate XRechnung und ZuGFeRD akzeptiert.

Details zu den Rechnungsformaten

XRechnung ist der nationale Standard für die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung. Eine Rechnung entspricht dem Standard XRechnung, wenn sie in einem strukturierten XML-Format mit den erforderlichen Informationselementen ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.

Details zur XRechnung

ZuGFeRD

ZuGFeRD: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland
Dieses elektronische Rechnungsformat ist ein deutsches Einheitsformat für den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern. Es fügt in einem PDF-Dokument strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format ein.

Details zur Rechnung im ZuGFeRD-Format

Rechnungsadressierung

Ihre Rechnungen senden Sie ab dem 1. Januar 2025 an eine der beiden zentralen Empfangsstellen.

  • Rechnungen per E-Mail versenden Sie an rechnung@muenchen.de .
  • Papierrechnungen adressieren Sie an die Großkundenpostleitzahl: 80286 München.

Details zu den zentralen Empfangsadressen

Nein.

Alle Rechnungen mit rechnungsbegleitenden Unterlagen müssen Sie an eine der zwei zentralen Stellen senden.

Ja.

Senden Sie Ihre Rechnung an: rechnung@muenchen.de.

Sie können Ihre Rechnung im PDF-Format oder als E-Rechnung per E-Mail schicken.

Nein.

Wir empfehlen Ihnen, die elektronischen Rechnungsformate zu nutzen, um eine schnellere Rechnungsbearbeitung und Zahlung zu erreichen.

Senden Sie Ihre E-Rechnung per Mail an: rechnung@muenchen.de.

Das bisher bestehende Rechnungsportal steht Ihnen nicht mehr zur Verfügung.

Ja.

Senden Sie diese getrennt von Ihrer Ware an die LHM mit der Postleitzahl 80286 München.

Details zu zentralen Empfangsadressen

Nein.

Sie können nur jede Rechnung getrennt mit der zugeordneten Leitweg-ID versenden.

Rechnungsangaben

Ihre Rechnung muss alle Pflichtangaben nach Paragraph 14 Absatz 4 und Paragraph 14 Absatz 14a Umsatzsteuergesetz enthalten.

Dies gilt auch für Kleinbetragsrechnungen nach Paragraph 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung.

Geben Sie neben der Leitweg-ID auch die Bestellnummer an, wenn Ihnen diese bekannt ist.

zusätzliche Vertragsbedingungen der LHM

Ja.

Zusätzlich zur Leitweg-ID ist die Bestellnummer auf der Rechnung anzugeben, wenn Ihnen diese bekannt ist.

Nein.

Die E-Mail, an die die PDF- oder E-Rechnung angehängt ist, wird nicht ausgelesen. Es werden ausschließlich die Informationen aus dem Rechnungsdokument verarbeitet.

Sie haben Ihre Rechnung schon versendet und wollen nun rechnungsbegründende Unterlagen nachreichen.

Senden Sie diese direkt an die bestellende Stelle im Referat und nicht an die zentralen Empfangsadressen. Die Zuordnung zum bereits angelegten Rechnungsvorgang nimmt die jeweilige Dienststelle des Referates vor.

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID (Leitweg-Identifikationsnummer) ist eine eindeutige Kennung, damit Ihre Rechnung automatisch der entsprechenden Stelle innerhalb der Stadtverwaltung zur Rechnungsbearbeitung zugeordnet und an diese weitergeleitet werden kann.

Die Leitweg-ID entspricht einer bundesweit einheitlich festgelegten Systematik. Sie setzt sich zusammen aus einem amtlichen Gemeindeschlüssel, dem stadtinternen Leitweg, zur Zuordnung der Rechnung während des Rechnungsverarbeitungsprozesses und einer Prüfziffer.

Sie finden die Leitweg-ID auf Ihrem Bestellformular für die jeweilige Ware oder Dienstleistung.

Sofern Ihnen die Leitweg-ID nicht bekannt ist, verwenden Sie die Leitweg-ID des betroffenen Referates oder Eigenbetriebes. Diese finden Sie in der entsprechenden Auflistung.

Übersicht Leitweg-ID (PDF)

Ja.

Rechnungen oder Mahnungen ohne Leitweg-ID können nur mit erheblichem Mehraufwand zugeordnet werden, was zu einer verzögerten Rechnungsbearbeitung führen kann.

Was gilt bis 31. Dezember 2024?

Sie möchten Ihre Rechnung vor der Einführung des zentralen Rechnungseingangs der LHM ab 1. Januar 2025 stellen?

Dann gelten die bisherigen Regelungen und Vertragsbedingungen der LHM.

Kontakt

Für Fragen steht Ihnen der zentrale Rechnungsservice der Landeshauptstadt München zur Verfügung:

rechnungsservice.ska@muenchen.de

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