Hinweise zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt München

Kommunikation über Online-Formulare

Die Landeshauptstadt München bietet intelligente Online-Formulare an, die vollständig elektronisch eingereicht werden können. Diese Formulare bieten einen sicheren Weg der Kommunikation mit der Landeshauptstadt München und sind einer Kommunikation per E-Mail vorzuziehen. Das Angebot von Online-Formularen wird laufend und schrittweise erweitert. Eine Übersicht der vorhandenen Online-Formulare finden Sie in der Liste der Online-Services.

Die Landeshauptstadt München ermöglicht den Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente nach den folgenden Maßgaben und technischen Rahmenbedingungen:

Grundsätzlich wird zwischen formlosem und formgebundenem Schriftverkehr (zum Beispiel Rechtsbehelfe wie Widersprüche) unterschieden. Formgebundener Schriftverkehr wird aktuell in den Online-Formularen unter service.muenchen.de nicht angeboten. Darüber wie Sie zum Beispiel einen Widerspruch in elektronischer Form einlegen können, werden Sie in der jeweiligen Rechtsbehelfsbelehrung informiert.

Einfachen formlosen Schriftverkehr, für den keine Schriftform, schriftformersetzende Form oder eine qualifizierte elektronische Signatur durch eine Rechtsvorschrift angeordnet ist, können Sie über die Online-Formulare durchführen. Im Unterschied zur E-Mail findet eine sichere, verschlüsselte Übertragung Ihrer Daten statt. Eine Authentifizierung ist nicht in allen Fällen zwingend erforderlich.

Kommunikation über „Mein Bereich“

Nach einer Anmeldung auf muenchen.de können Bürger*innen in einem nur für sie einsehbaren Bereich auf ihre Kommunikation mit der Stadtverwaltung zugreifen. Enthalten sind unter „Mein Bereich“ folgende Inhalte:

• Meine Anliegen:
  Hier erhalten Nutzer*innen einen Überblick über die Anliegen, die sie über bestimmte Online-Formulare bei der Stadt eingereicht haben und die in einem Ticketsystem weiterverarbeitet werden. Nutzer*innen können den Status der Anliegen in „Mein Bereich“ einsehen. Auch weitere Informationen zu den Anliegen können dort sicher ausgetauscht werden.
• Meine Termine:
  Hier erhalten Nutzer*innen eine Liste Ihrer Termine, die sie mit der Stadt über die Online-Terminvereinbarung vereinbart haben. Enthalten sind Zeit und Ort der Termine, sowie Informationen zu den gebuchten Leistungen.
• Meine Checklisten:
  Haben Nutzer*innen die Ergebnisse von Lebenslagen-Abfragen als Checklisten gespeichert, werden diese ebenfalls in „Mein Bereich“ angezeigt und können dort bearbeitet werden.

Bei „Mein Bereich“ handelt es sich demnach um eine transparentere Darstellung bereits an anderer Stelle (durch die Eröffnung eines Anliegens, die Buchung eines Termins oder die Speicherung einer Checkliste) erhobener und verarbeiteter Daten.

Kommunikation über E-Mail

Sollten Sie nicht über die auf muenchen.de zur Verfügung gestellten Online-Formulare mit der Landeshauptstadt München in Kontakt treten, sondern per E-Mail, bitten wir Sie, Folgendes zu beachten:

• E-Mails werden nur teilweise verschlüsselt übertragen und können gegebenenfalls auf ihrem Übertragungsweg von Dritten eingesehen und manipuliert werden. Sie sollten deshalb niemals personenbezogene Daten, vertrauliche Dokumente oder Inhalte per unverschlüsselter E-Mail versenden.
• E-Mail-Anhänge werden in folgenden Dateiformaten entgegengenommen: *.pdf, *.txt, *.jpg, *.gif, *.png.  In den Dateien dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sogenannte Makros) verwendet werden. Nicht lesbare Dateiformate werden an die Absenderadresse zurückgeschickt.
• E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 10 Megabyte angenommen.
• Dateien in den oben genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Landeshauptstadt München nur als nicht selbst-entpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.

Risiken der E-Mail-Kommunikation

Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht, oder sie kann verzögert ankommen. Auch eine förmliche Zustellung mit Zustellnachweis ist mit normaler E-Mail nicht möglich.

Zur Vermeidung von Spam-Mails verwendet die Landeshauptstadt München eine Software zur Identifizierung von unerwünschten E-Mails. Durch diesen Prüfmechanismus können Ihre E-Mails eventuell abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Eine Benachrichtigung des Absenders ist in diesen Fällen nicht gewährleistet.

Kommunikation über Gruppenpostfächer

Manche Formulardaten der unter service.muenchen.de angebotenen Formulare laufen bei den jeweiligen Fachdienststellen in sogenannten Gruppenpostfächern ein. In diesen Fällen ist die Übermittlung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt der Übergabe aus dem jeweiligen Formular in das Gruppenpostfach auch sicher. Erst wenn Sie dann in Einzelfällen eine Nachricht über dieses Gruppenpostfach an Ihre im Formular angegebene E-Mail-Adresse erhalten, wird der sichere Kommunikationsweg verlassen und wir weisen Sie auf die weiter oben angegebenen Informationen zur E-Mail-Kommunikation hin.