HH 2022 Personal- und Organisation

Haushaltsrede 2022 von Personal- und Organisationsreferent Dr. Alexander Dietrich in der Vollversammlung des Münchner Stadtrates am 19. Januar 2022

Haushaltsrede 2022 von Dr. Alexander Dietrich

Personal- und Organisationsreferent Dr. Alexander Dietrich
Foto: Jürgen Liebherr
Personal- und Organisationsreferent Dr. Alexander Dietrich

Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister,
liebe Kolleginnen und Kollegen,

auch wenn wir heute pandemiebedingt wieder einmal im SHOWPALAST und nicht im Großen Sitzungssaal des Rathauses zusammenkommen können, so möchte ich meine Ausführungen zum Personalhaushalt 2022 dazu nutzen, Ihnen zu verdeutlichen, dass es bei der Arbeit der letzten 12 Monate im Personal- und Organisationsreferat (POR) nicht um Stars oder Showeinlagen, nicht um Kunststücke, artistische Verrenkungen oder Zaubertricks ging, sondern um harte und herausfordernde Arbeit in einem schwierigen Umfeld, das massiv von Veränderung und Transformation geprägt war.

Ich war beim Verfassen der Rede kurz versucht, von einer „Herkulesaufgabe“ zu sprechen. Der antike Sagenheld hatte jedoch nur 12 Aufgaben zu lösen, unsere Stadtverwaltung besteht aber allein schon aus 15 Referaten.
Zum anderen besteht die Herausforderung natürlich auch nicht darin, als Einzelner siegreich aus der Konfrontation mit mythischen Fabelwesen wie der Hydra oder dem Nemeischen Löwen hervorzugehen, sondern gemeinsam mit allen Beteiligten zukunftsfähige und zeitgemäße Lösungen, Prozesse und Strukturen für unsere Personal- und Organisationsarbeit zu finden. Hierbei sind wir im vergangenen Jahr ein sehr gutes Stück weitergekommen und dafür möchte ich mich bei allen, die daran mitgewirkt haben, sehr herzlich bedanken.

Ich bin sehr stolz darauf, dass ich Ihnen heute einen grundsoliden Personalhaushalt 2022 vorlegen darf.  Dafür gebührt mein Dank dem KC Haushaltssteuerung im POR sowie den zuständigen Kolleg*innen in der Kämmerei, die noch bis zum Schluss am Haushalt „gefeilt“ haben. Mit einem Ansatz von nun 2,115 Milliarden Euro an Personal­auszahlungen ist es kein Rekordhaushalt mehr wie in vergangenen Jahren, aber immer noch eine stolze Zahl, gerade auch im Verhältnis zum Gesamthaushalt. Diese Zahl dokumentiert auch eines: Unsere Beschäftigten sind unser größtes Gut in der Landeshauptstadt München.

Wir haben eine für alle Beteiligten schwierige Zeit der Haushaltskonsolidierung hinter uns gebracht, die mit Einstellungsstopps und hoher Disziplin bei Personal­zuschaltungen verbunden war. Und dies in einer Zeit, bei der wir unseren Beschäftigten durch die zusätzlichen pandemie­bedingten Sonderaufgaben und Sondereinsätze viel abverlangt haben.

Ich bin sehr froh, dass unsere lokale Wirtschaft so gut und robust durch die Corona-Pandemie gekommen ist. Allein deshalb können wir uns als LHM heute über eine überaus positive Entwicklung auf der Einnahmenseite freuen, die uns den Handlungsspielraum für künftige Investitionen, aber eben auch im konsumtiven Bereich verschafft.

Bei meiner ersten Haushaltsrede im November 2016 habe ich vier Kernaussagen getätigt, die ich gerne auch heute noch einmal in Erinnerung rufen möchte, denn sie haben nichts an Aktualität verloren:

1. Als stark wachsende Metropole werden wir auch in Zukunft nicht an Personalaufbau vorbeikommen! Will München eine Stadt mit hoher Lebensqualität bleiben, brauchen wir dafür geeignetes und gut qualifiziertes Personal.

2. Unsere Haushaltslage zwingt uns aber dazu, nicht jeden Wunsch nach Stellenzuwachs zu unterstützen! Wir brauchen wie bei den städtischen Investitionsprojekten eine klare Priorisierung bei Personalmehrungen sowie Haushaltsdisziplin.

3. Gutes Personal fällt nicht vom Himmel!
Der öffentliche Dienst steht in der Wachstumsregion München im harten Wettbewerb mit der privaten Wirtschaft.
Insbesondere das Thema "bezahlbarer Wohnraum für städtische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter" kann hier künftig ein Schlüsselfaktor für erfolgreiche Personal­gewinnung werden.

4. Wir müssen die Herausforderungen der Digitalisierung auch in der öffentlichen Verwaltung ernst nehmen!
Eine zeitgemäße IT, schlanke und effiziente Arbeitsprozesse sowie das Nutzen von Synergien durch vernünftige Organisationsstrukturen sind für die Arbeitsfähigkeit der Verwaltung unerlässlich. Eine  funktionierende IT ist für die Zufriedenheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für die Attraktivität der Stadt als Arbeitgeberin eine Grundvoraussetzung.

Wir haben in den letzten Jahren eine Menge im POR geleistet, um den Herausforderungen gerecht zu werden, die in diesen vier Kernbotschaften stecken. Von zeitgemäßen Dienst­vereinbarungen wie der DV Flex 2.0 über zusätzliche Leistungen wie München-Zulage, Fahrkostenzuschuss und sehr bald auch dem Fahrradleasing als Entgeltumwandlung, von der neuen Arbeitgeberin-Marke „München, unser Kindl“ über unser Angebot an Wohnungen und Wohnheimplätze bei Mitarbeiten Wohnen München, von der Einführung einer modernen digitalen Zeiterfassung bis zur Digitalisierung der Beihilfebearbeitung mittels App.

Die Liste ließe sich noch lange fortsetzen, aber ich möchte mich heute auf das Programm neoHR fokussieren. Mit neoHR verantworten wir im POR im Auftrag von Ihnen, liebe Kolleg*innen aus dem ehrenamtlichen Stadtrat, das größte Transformationsprogramm in der Geschichte der HR-Arbeit der LHM.

Ziel ist kein geringeres, als die stadtweite Personalarbeit bis 2025 grundlegend zu modernisieren. Eine Mammutaufgabe, der sich das gesamte Referat verpflichtet hat und der sich alle Verantwortlichen in der LHM stellen müssen. Wir alle sind Dienstleister*innen und dürfen uns Herausforderungen und Notwendigkeiten nicht verschließen. Dies erfordert Mut, Durchhaltevermögen und auch Leidensfähigkeit, denn Veränderung tut oft nicht nur gut, sondern auch weh. Sie ist schmerzhaft – insbesondere dort, wo lieb gewonnene Gewohnheiten berührt, wo Selbstverständlichkeiten in Frage gestellt werden und wo Arbeitsorganisation und Verantwortungen sich ändern.

Ich danke allen Fraktionen, dass sie die Notwendigkeit für eine Reform im Personal- und Organisationswesen erkannt, auf den Weg gebracht und die erforderlichen Gelder bewilligt haben. Die einstimmige Verabschiedung des neoHR-Grundsatzbeschlusses im Oktober 2021 hat uns Rückenwind gegeben, um zügig und gleichzeitig wohl durchdacht voranzuschreiten.

Ich verspreche Ihnen: Der Aufwand wird sich auszahlen – nicht nur finanziell, sondern vor allem im täglichen Miteinander und im Service für unsere Kund*innen – den Referaten, Eigenbetrieben und homogenen Bereichen innerhalb der LHM. 

Und gleichzeitig ist neoHR kein Programm, das nur das POR betrifft. Wir im POR mögen die Federführung haben, die Verantwortung liegt jedoch bei allen Entscheidungsträgern in der Verwaltung. Ohne sie geht es nicht. Mit einem „weiter so“ aber ebenfalls nicht. Das Bewusstsein für die gemeinsame Verantwortung ist Kern und Motor von neoHR. Niemand kann sich ihr entziehen, denn wir haben einen klaren Auftrag von Ihnen, den politischen Vertreter*innen, erhalten.

Die umfangreiche 360-Grad-Analyse der Personal- und Organisationsarbeit in der LHM hat ein ebenso deutliches wie schmerzhaftes Bild der Realität gezeichnet:

Der aktuelle Ressourceneinsatz in der Personalverwaltung liegt mit einer Betreuungsquote von 1:49 deutlich über dem vom Stadtrat geforderten Schnitt von 1:74. Dadurch ergibt sich eine Differenz von rund 300 VZÄ mit jährlichen Einsparpotenzialen von 20 Mio. Euro.

Es fehlen stadtweit eine klare Definitionen und ein einheitliches Verständnis von Rollen und Verantwortlichkeiten entlang der HR-Funktion.

Es gibt zu viele Doppelstrukturen im Sinne einer ineffizienten Aufgabenteilung.

Die HR-Arbeit erfolgt derzeit kaum IT-gestützt und bereits bestehende Systeme werden nicht flächendeckend angewendet.

Insgesamt sind Beschäftigte und Führungskräfte nur in Teilen zufrieden bzw. eher unzufrieden mit der Personalarbeit in der LHM.

Wir haben mit unserer Erhebung die vom Stadtrat geforderten Einspar- und Optimierungspotenziale offengelegt und sind bereits aktiv dabei, Effizienzen zu heben.

Zum 1. Oktober sind die ersten Bereiche innerhalb des neuen POR-Organigramms gestartet. Die Neuaufstellung orientiert sich am HR Business Partner-Modell. Bis 1. Juli diesen Jahres wird das gesamte POR in der neuen Struktur aufgestellt sein und arbeiten.

Parallel dazu arbeiten wir seit Herbst in der AG Ausplanungs­beschluss gemeinsam mit Vertreter*innen der Geschäfts­leitungen daran, die stadtweiten HR-Prozesse zu optimieren.

Ist schon heute alles perfekt? Sicher nicht. Wir gehen bewusst agil vor und verzahnen hierfür Konzeptions- und Umsetzungs­phase, um unmittelbar im Prozess lernen zu können.

Für viele ist dieses Vorgehen nicht nur neu, sondern sorgt auch für Verunsicherung. Weil Verantwortlichkeiten noch nicht immer zu 100 Prozent geklärt sind, weil Abläufe noch nicht immer einwandfrei funktionieren oder weil es im Rahmen der Personaltransition erforderlich sein kann, dass Beschäftigte mehr als einmal umziehen müssen.

Wir lernen jedoch im agilen Handeln unmittelbar und passen je nach Bedarf auch kurzfristig an. Am Ende des Prozesses führt dies erfahrungsgemäß zu besseren, stabileren und oft schnelleren Ergebnissen. In der freien Wirtschaft ist diese Vorgehen längst etabliert. Wir erproben uns noch, sind aber auf einem sehr guten Weg und ich danke allen Mitarbeiter*innen für ihr großes Engagement.

Gemeinsam haben wir bis heute viel geschafft:

Innerhalb von nur einem Jahr haben wir – wie bereits erwähnt - die Personal- und Organisationsarbeit innerhalb der LHM mithilfe einer 360-Grad-Betrachtung analysiert, ein erstes Zielbild entwickelt und die Neuaufstellung des POR gestartet.

Wir haben die Schmerzpunkte bei der stadtweiten Personal- und Organisationsarbeit identifiziert, diskutiert, konkrete Handlungsempfehlungen abgeleitet und ein Zielbild formuliert.

Der neoHR-Grundsatzbeschluss ist im Oktober einstimmig von Ihnen verabschiedet worden.

Mit der Rekrutierung für das CTT haben wir im Dezember unsere neue Schlagkräftigkeit unter Beweis gestellt: Zwischen Ausschreibung und Arbeitsbeginn der ersten Mitarbeiter*innen lagen nur 7 Arbeitstage.

Gemeinsam mit Vertreter*innen der Geschäftsleitungen arbeiten wir im Programmteam seit November an der künftigen Ausgestaltung der HR-Arbeit innerhalb der LHM, um Ihnen im Herbst 2022 den Ausplanungsbeschluss neoHR zur Abstimmung vorzulegen.

Auch das Thema New Work nimmt konkrete Formen an. Drei Pilotprojekte laufen derzeit zu den Themen „moderner und coachender Führungsstil“, „Selbstorganisation“ und „Etablierung einer Lösungskultur“.

Dies sind nur einige von vielen Beispielen, wie sehr die Transformation die HR-Funktion der Stadt bereits berührt, umtreibt und grundsätzlich verändert. Auf all das können wir stolz sein. Ich bin es. Und ich werde mit voller Kraft alles dafür tun, dass wir die gesteckten Ziele auch in meiner verbleibenden Amtszeit bis 30. Juni 2022 so konsequent weiterverfolgen. 

Ich möchte mich abschließend nochmals bei Ihnen, liebe Kolleginnen und Kollegen aus dem ehrenamtlichen Stadtrat bedanken, dass Sie einstimmig hinter neoHR stehen. Bitte zeigen Sie diese Unterstützung auch weiterhin, wenn es um konkrete Maßnahmen geht, die wir umsetzen wollen, und auch dann, wenn wir hie und da mit Widerständen konfrontiert werden.

Ich bedanke mich herzlich bei allen Kolleginnen und Kollegen aus dem POR sowie allen anderen Referaten und Eigenbetrieben für ihre großartige Leistung und Arbeit im Dienste dieser wunderbaren Stadt. Zudem danke ich herzlich dem GPR, der GJAV, den Referatspersonalrät*innen und allen weiteren Gremien und Fachstellen für Ihre Kooperation und das gute Miteinander.

Mein letzter Dank gilt Ihnen, liebe Kollegen und Kollegen aus dem berufsmäßigen Stadtrat und aus der Stadtspitze für die stets gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

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